W dzisiejszym wpisie chcielibyśmy przedstawić Ci, drogi użytkowniku, jak w aplikacji EZD RP skutecznie zarządzać zadaniami i procesem dekretacji dokumentów. EZD RP zostało stworzone, byś nie przegapił żadnego zadania i mógł sprawnie realizować swoje obowiązki.
Gdzie znaleźć informacje o zadaniach?
Informacje o zadaniach znajdziesz na kilku różnych miejscach w systemie, dzięki czemu masz pewność, że żadne zlecenie nie umknie Ci z oczu.
- Na głównej stronie systemu: Po zalogowaniu się, od razu widzisz najważniejsze informacje o zadaniach. To tutaj znajdziesz podsumowanie wszystkich zadań, które wymagają Twojej uwagi.
- W powiadomieniach: Ikona dzwonka na górnym pasku informuje Cię o nowych zadaniach oraz ważnych komunikatach. To świetne narzędzie, aby być na bieżąco.
- W menu bocznym: Menu boczne jest podzielone na kilka kategorii, które pomagają Ci wygodnie zarządzać zadaniami: Nowe, W realizacji, Zrealizowane oraz Zlecone.
Jak zarządzać zadaniami?
W grupie „Nowe” znajdziesz różnego rodzaju zadania, w tym te dotyczące dekretacji. To tutaj trafiają zadania bezpośrednio z kancelarii oraz od współpracowników lub przełożonych. Bez wchodzenia w szczegóły zadania, możesz wykonać kilka akcji, wystarczy zaznaczyć je na liście. Możesz zaznaczyć więcej niż jedno zadanie, a system pozwoli Ci zakończyć wiele zadań jednocześnie.
Jeśli otrzymasz wiele dokumentów, które dotyczą jednej sprawy, możesz dodać je do tej samej sprawy z poziomu listy zadań.
Dekretacja dokumentów – krok po kroku
Gdy wejdziesz w szczegóły zadania, zobaczysz zawartość dokumentu oraz jego załączniki. Jeśli zorientujesz się, że dokument trafił do Ciebie przez pomyłkę, zawsze możesz skorzystać z opcji cofnięcia dekretacji. Pamiętaj, że konieczne jest podanie krótkiego uzasadnienia tej akcji.
Jeśli jesteś pewien, że dokument dotyczy Twojego zakresu pracy i jest właściwie zaadresowany, możesz podjąć działania. Masz kilka opcji:
- Możesz przekazać zadanie do dekretacji lub realizacji innemu użytkownikowi.
- Możesz oznaczyć dokument jako pismo, które nie stanowi aktu sprawy, ale podlega klasyfikacji zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA).
- Często dokumenty, które otrzymujesz do dekretacji, stają się podstawą do założenia nowej sprawy. Zdarza się także, że pismo dodajesz do już istniejącej sprawy.
Nie zapomnij, że w przypadku zakończenia zadania, musisz wybrać jeden z dostępnych powodów, takich jak „Zwykłe zakończenie pisma” lub „Sprawa prowadzona poza EZD”.
Jak utworzyć zadanie do dekretacji?
Zadania do dekretacji możesz tworzyć z dwóch miejsc, w zależności od tego, czy masz do czynienia z własnym dokumentem czy otrzymanym od innych.
Jeśli kancelaria przekierowała przesyłkę do Ciebie i wskazała Cię jako odbiorcę, znajdziesz ją w zakładce „Zadania”. Stąd możesz przekazywać dokumenty do dekretacji.
Jeśli dodajesz pismo z własnego dysku lub z szablonu, zadanie do dekretacji tworzysz z poziomu zakładki „Pisma w toku”. W obu przypadkach obowiązkowe jest wskazanie osoby, która będzie zadaniem zajmować się w systemie.
Dekretacja dokumentów jest prosta i intuicyjna w EZD RP, a skuteczne zarządzanie zadaniami i dokumentacją staje się codziennością. Teraz możesz być pewien, że żadne zlecenie Ci nie umknie, a wszystkie dokumenty będą odpowiednio zdekretywane i przypisane do właściwych spraw.
Dzięki EZD RP, praca staje się jeszcze bardziej efektywna, a monitorowanie zadań to czysta przyjemność. Pamiętaj, że zawsze jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc w razie jakichkolwiek wątpliwości. Pracuj sprawnie i skutecznie z EZD RP!
źródło: NASK
https://www.youtube.com/@ezdrp
