Czy dopiero zaczynasz swoją przygodę z systemem EZD RP? Nie martw się, jesteśmy tu, aby Ci pomóc! W tym przewodniku omówimy, jak efektywnie zarządzać zadaniami w EZD RP, abyś nie przegapił żadnego ważnego obowiązku.
Od zera do bohatera w świecie zadań
Znajdź Wszystko w Jednym Miejscu: Jednym z najważniejszych aspektów systemu EZD RP jest możliwość monitorowania zadań w jednym centralnym miejscu. Informacje o dostępnych zadaniach znajdziesz na głównej stronie systemu oraz w powiadomieniach pod ikoną dzwonka.
Zorganizowane Menu Boczne: Dodatkowo, zadania zostały starannie posegregowane w menu bocznym na cztery kategorie: Nowe, W realizacji, Zrealizowane oraz Zlecone. Dzięki temu szybko odnajdziesz się w gąszczu obowiązków.
Dekretacja zadań
Dla Kogo Przeznaczone? Grupa „Nowe” zawiera różnego rodzaju zadania, w tym te związane z dekretacją. Zadania te trafiają tam bezpośrednio z kancelarii oraz od współpracowników lub przełożonych.
Przyspiesz Pracę: Z jednego miejsca możesz wykonać wiele działań bez konieczności wchodzenia w każde zadanie osobno. Wystarczy zaznaczyć zadania na liście. Możesz zaznaczyć więcej niż jedno pole wyboru przy zadaniach i system pozwoli Ci zakończyć kilka zadań jednocześnie.
Sprawy i Załączniki: Możesz także dodać wiele dokumentów do tej samej sprawy, co znacznie ułatwia zarządzanie zadaniami.
Szczegóły zadania
Wnętrze Zadania: Gdy otworzysz konkretne zadanie, zobaczysz, że operacje dostępne w menu po prawej stronie dotyczą całej przesyłki. Możesz wygodnie zapoznać się z treścią dokumentu i załącznikami, rozwijając odpowiednie pola.
Cofnięcie Dekretacji: Jeśli zauważysz, że zadanie trafiło do Ciebie przez pomyłkę, nie przejmuj się. Możesz skorzystać z opcji cofnięcia dekretacji, zaznaczając krótkie uzasadnienie dla tej czynności.
Akcje związane z dokumentem
Zdecyduj O Dalszych Krokach: Jeśli jesteś pewny, że dokument jest związany z Twoją pracą i jest prawidłowo skierowany do Ciebie, przystąp do działania.
Wystawianie Zadań: Masz kilka opcji, takich jak przekazywanie zadania do dekretacji lub realizacji innemu użytkownikowi. Jeśli dokument nie stanowi aktu sprawy, ale musi być sklasyfikowany zgodnie z JRWA, system pokaże Ci odpowiednie klasy.
Nowa Sprawa: Często dokumenty otrzymane w ramach zadania do dekretacji stają się podstawą do założenia nowej sprawy. Zdarza się także, że pismo dołączamy do sprawy już istniejącej.
Zakończenie zadania
Powód Zakończenia: Jeśli nie ma potrzeby kontynuowania procedury dokumentu, możesz zakończyć zadanie. Pamiętaj, że musisz wybrać jeden z powodów zakończenia, takich jak „Zwykłe zakończenie pisma” lub „Sprawa prowadzona poza EZD.”
Organizacja Zadań: Nawet jeśli nie wykonasz żadnej czynności w zadaniu, automatycznie trafi ono do folderu „W realizacji.” Gdy podejmiesz jakieś działanie dostępne w menu bocznym, zadanie znajdziesz w folderze „Zrealizowane.”
Dodatkowe informacje
Dokumenty w Biurku: Niezależnie od tego, gdzie znajdziesz swoje zadania, dokumenty z nimi związane znajdziesz także w zakładce „Biurko” > „W toku” > „Pisma.”
Tworzenie Zadań do Dekretacji: Zadania do dekretacji możesz tworzyć z dwóch miejsc, w zależności od tego, czy masz do czynienia z dokumentem własnym czy otrzymanym.
Szybki Wybór Odbiorcy: Wszędzie tam, gdzie jest to wymagane, możesz skorzystać z opcji wyszukiwarki lub „Ostatnio wybierani” oraz przypisać zadania zespołowi, jeśli taki istnieje.
Treść Dekretacji: Warto również wiedzieć, że do dekretowanego pisma można dołączyć treść dekretacji, korzystając z predefiniowanych formuł lub wpisując ją samodzielnie.
Podziel Się Wiedzą: Jeśli zależy Ci na czasie, określ termin realizacji zadania. Możesz także udostępnić zadania wraz z dokumentami innym pracownikom.
Dzięki temu praktycznemu przewodnikowi, na pewno lepiej zrozumiesz, jak efektywnie zarządzać zadaniami w systemie EZD RP. Wszystko jest na wyciągnięcie ręki – od głównej strony systemu, przez menu boczne, aż po detale zarządzania każdym zadaniem. Powodzenia w zarządzaniu swoimi obowiązkami!
źródło: NASK
https://www.youtube.com/@ezdrp
