W aplikacji EZD RP nie przegapisz żadnego zadania, a informacje o nich są łatwo dostępne. Możesz je znaleźć na głównej stronie systemu oraz w powiadomieniach pod ikoną dzwonka. Ponadto, są wygodnie posegregowane w menu bocznym na cztery kategorie: Nowe, W realizacji, Zrealizowane oraz Zlecone.
Nowe zadania
W grupie „Nowe” znajdziesz różnego rodzaju zadania, w tym te dotyczące dekretacji. Te zadania trafiają tam bezpośrednio z kancelarii oraz od współpracowników lub przełożonych. Co istotne, z tego miejsca możesz szybko wykonać kilka akcji, bez konieczności wchodzenia do środka zadania. Wystarczy zaznaczyć je na liście. Co ważne, możesz zaznaczyć więcej niż jedno pole wyboru przy zadaniach, a system pozwoli ci zakończyć kilka zadań jednocześnie. Dodatkowo, możesz również dodać wiele dokumentów do tej samej sprawy.
Szczegóły zadania
Przejrzyjmy teraz, jak wygląda zadanie od środka. W zadaniu znajdują się dwa załączniki. Zauważ, że operacje dostępne w menu po prawej stronie wykonamy tylko na całej przesyłce. Możemy przeglądać treść dokumentu i jego załączniki, a także sprawdzić historię dekretacji, metadane dokumentu i informacje o zadaniu.
W przypadku, gdy zorientujemy się, że dokumenty trafiły do nas przez pomyłkę, możemy skorzystać z opcji cofnięcia dekretacji. Warto pamiętać, że trzeba podać krótkie uzasadnienie dla tej akcji.
Działania z zadaniem
Jeśli mamy pewność, że otrzymany dokument dotyczy naszego zakresu pracy i został prawidłowo zaadresowany, mamy kilka opcji. Możemy wysłać zadanie do dekretacji lub realizacji innemu użytkownikowi. Z tego miejsca możemy również wskazać, że ten dokument stanowi pismo, które nie jest częścią sprawy, ale podlega klasyfikacji zgodnie z JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt). W takim przypadku system pokaże nam klasy z JRWA, które w naszej instytucji zostały zakwalifikowane jako takie, na podstawie których nie zakłada się spraw (np. zaproszenia lub podziękowania).
Tworzenie nowej sprawy
Często dokumenty, które otrzymujemy w ramach zadania do dekretacji, stają się podstawą do założenia nowej sprawy. Zdarza się także, że pismo dołączamy do sprawy już założonej. Gdy skorzystamy z którejś z tych opcji, zadanie do dekretacji zostanie zrealizowane. Sprawę założoną na piśmie znajdziemy w sekcji „Biurko” > „W toku” > „Sprawy”, a dołączone pismo stanie się częścią sprawy, do której je dołączyliśmy.
Zakończenie zadania
Jeśli nie ma konieczności dalszego procedowania dokumentu, możemy zakończyć zadanie. Warto jednak zwrócić uwagę, że w takim przypadku trzeba wybrać jeden z powodów zakończenia, takie jak „Zwykłe zakończenie pisma” lub „Sprawa prowadzona poza EZD”.
Dodatkowo, jeśli sami wystawimy zadanie do dekretacji lub do realizacji, znajdziemy je w folderze „Zlecone”. Dokumenty, które trafiły do ciebie w ramach zadania, znajdziesz także w zakładce „Biurko” > „W toku” > „Pisma”. Dokumenty pozostaną tam do momentu wykonania jednej z operacji przewidzianych w systemie i zakończenia zadania.
Tworzenie zadań do dekretacji
Zadania do dekretacji możemy utworzyć z dwóch miejsc, w zależności od tego, czy mamy do czynienia z dokumentem własnym czy otrzymanym. Gdy kancelaria rozdzieliła przesyłkę wpływającą i wskazała nas jako odbiorcę, znajdziemy ją w „Zadaniach”. Z tego miejsca możemy ją dalej zadekretować, wystawiając zadanie właściwemu użytkownikowi. Jeśli dodaliśmy pismo z dysku lub z szablonu, zadanie do dekretacji wystawimy z „Pism w toku”. Bez względu na miejsce, z którego tworzymy zadanie do dekretacji, zawsze obowiązkowe jest wskazanie osoby, która będzie jego odbiorcą w systemie.
Skuteczne zarządzanie zadaniami
Dzięki EZD RP, zarządzanie zadaniami staje się bardziej efektywne i przejrzyste. Dzięki wygodnemu interfejsowi i wieloma opcjami działania, możesz sprawnie przetwarzać dokumenty oraz sprawy, dbając o terminowość i dokładność. Ostatecznie, nasza aplikacja umożliwia pełną kontrolę nad zadaniami oraz doskonałą organizację pracy.
źródło: NASK
https://www.youtube.com/@ezdrp
