W EZD RP, zarządzanie sprawami może odbywać się na różne sposoby. Możesz założyć sprawę prowadzoną elektronicznie lub taką, której akta kompletujesz papierowo. Istnieją trzy główne sposoby, dzięki którym możesz to zrobić:
1. Założenie sprawy z ekranu startowego
Rozpocznijmy od założenia sprawy, która nie jest powiązana z konkretnym pismem, ale ma na celu kompletowanie dokumentów, identyfikowanych wspólnym znakiem sprawy. Aby to zrobić, kliknij przycisk „Załóż sprawę” znajdujący się na ekranie startowym systemu.
Następnie pojawi się okno, w którym musisz podać tytuł sprawy oraz wybrać odpowiednią klasę z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA). JRWA zawiera informacje na temat sposobu prowadzenia sprawy, czy to papierowo czy elektronicznie, oraz jej kwalifikacji archiwalnej.
Jeśli znasz numer klasy lub masz pewność, że wiesz, jak jest ona nazwana, wprowadź symbol lub hasło, a system wyświetli dostępne pozycje. Wybierz odpowiednią z listy, a następnie kliknij „Zapisz”. System przeniesie cię automatycznie do widoku sprawy.
2. Założenie sprawy z pism w toku
Sprawy często są zakładane w kontekście konkretnego pisma, które trafia do ciebie w ramach zadania. Czasami musisz również założyć sprawę na dokumencie, który samodzielnie dodajesz z dysku lub z szablonu.
Aby założyć sprawę w takiej sytuacji, przejdź do sekcji „Biurko” > „W toku” > „Pisma”. Następnie zaznacz dokument, który chcesz użyć jako podstawę do założenia sprawy, i w prawym menu wybierz opcję „Załóż sprawę”. W oknie, które się pojawi, wybierz odpowiednią klasę z JRWA oraz nadaj tytuł sprawy. Po wprowadzeniu tych danych, zatwierdź operację przyciskiem „Zapisz”.
Jeśli system wyświetla błąd, zwróć uwagę, czy pismo, które używasz do założenia sprawy elektronicznej, zostało zarejestrowane w składzie chronologicznym. Jeśli nie, system nie pozwoli ci założyć sprawy na tym dokumencie. Spróbuj ponownie, wybierając pismo zarejestrowane w składzie lub wybierając inną klasę z JRWA.
3. Założenie sprawy z widoku zadań
Trzecim miejscem, w którym możesz założyć sprawę, jest widok zadań nowych lub będących w realizacji. Zwróć uwagę, że to dotyczy tylko zadań do realizacji i dekretacji. Sprawę można założyć z poziomu podglądu zadania lub po jego otwarciu.
W pierwszym przypadku, po zaznaczeniu wybranego zadania, w menu po prawej stronie ekranu pojawi się opcja „Załóż sprawę”. Po wybraniu tej opcji, nadaj sprawie tytuł, wybierz odpowiednią klasę z JRWA i zapisz dane.
W drugim przypadku, po wyświetleniu szczegółów zadania, możesz sprawdzić dane dotyczące dokumentu, takie jak uzupełnione metadane. Kliknij tytuł zadania, a następnie wybierz opcję „Załóż sprawę”. Wprowadź i zapisz niezbędne dane.
Poprawnie zarejestrowane sprawy znajdziesz w sekcji „Biurko” > „W toku” > „Sprawy” lub w „Spisie spraw”. W zależności od twoich uprawnień, możesz mieć dostęp do spraw komórki organizacyjnej lub całej jednostki.
Teraz, dzięki tym trzem sposobom, zakładanie spraw w EZD RP staje się prostsze i bardziej elastyczne, co pozwala na efektywne zarządzanie dokumentacją zarówno elektroniczną, jak i papierową.
źródło: NASK
https://www.youtube.com/@ezdrp
